Wie inzwischen alle Personalverantwortlichen wissen, befindet sich die Arbeitswelt im ständigen Wandel. Manche Unternehmen schaffen es nicht immer, diesen Schritt mitzugehen und sich den Veränderungen anzupassen. Und dabei ist es so wichtig, gerade im heutigen Arbeitsmarkt, der schon längst ein Bewerbermarkt ist, am Ball zu bleiben und in Maßnahmen für die Personalgewinnung zu investieren.

Neben diversen Recruiting-Kanälen, die im Unternehmen aus eigener Kraft heraus gesteuert und bedient werden, stehen weitere Möglichkeiten zur Verfügung, die in der Personalgewinnung unterstützen können, z.B. die Personalvermittlung.

Unternehmen, die schon langjährig auf die Zusammenarbeit mit Personalvermittlern setzen, haben für sich bereits einige Vorteile erkannt:

• Den Unternehmen wird der Zugang zu einer breiteren Palette von Talenten und Fähigkeiten auf dem Arbeitsmarkt ermöglicht. Dadurch können Vakanz-Zeiten verringert und Vakanz-Kosten gemindert werden.
• Wer in der Personalsuche und -Gewinnung einen verlässlichen Partner an der Seite hat, kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren.
• Für schwer zugängliche Regionen oder besondere Qualifikationen in seltenen Berufen können Personalvermittlungen in Nischen gut unterstützen.
• Wenn eine besondere Schlüsselposition im Unternehmen neu besetzt werden soll, z.B. im Bereich der Personalverantwortlichen selbst, übernehmen außenstehende Vermittlungen oder Agenturen eine wichtige, ausgelagerte Rolle.
• Unternehmen, denen keine eigene Personalabteilung oder ein eigenes Recruiting zur Verfügung steht, erhalten mehr Möglichkeiten und eine größere Reichweite am Arbeitsmarkt.

Jedes Unternehmen kann die externe Unterstützung nutzen

Allerdings sollte die Inanspruchnahme dieser Dienstleistung im gesunden Kosten-Nutzen-Verhältnis für das Unternehmen stehen. Im Angebotsdschungel der Personalvermittlungen wird viel versprochen und viele Personal suchenden Unternehmen, insbesondere die am Rande der Verzweiflung wegen des Fachkräftemangels, greifen nach jedem Strohhalm, der ihnen gereicht wird. Also gilt auch bei der Wahl des passenden, strategischen Geschäftspartners, wie sonst auch: die Recherche ist wichtig.

Durch den Angebotsvergleich unterschiedlicher Personalvermittlungen erhält man einen besseren Überblick, d.h. man sollte sich zunächst Gedanken darüber machen, was die wirklich wichtigen Punkte in einer möglichen Zusammenarbeit sind. Ist es die Transparenz? Sind es die Kosten? Ist es die Erfahrung der Personalvermittlung oder möchte ich grundsätzlich nur mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das Rang und Namen hat? Die Beweggründe sind unterschiedlich.

Meistens siegt das preislich beste Angebot in Verbindung mit einem guten Bauchgefühl.

Wirkt der Personalvermittler mit seinem Angebot seriös, sind bezüglich der Kosten jedoch noch viele Unternehmen unsicher, denn in einigen Köpfen geht die Vermittlung durch einen externen Dienstleister mit immensen Kosten einher. Das stimmt auch. Zumindest auf den ersten Blick.

Wer ein neues Teammitglied durch eine Personalvermittlung einstellt, zahlt eine Vermittlungsprovision an das vermittelnde Unternehmen. Die Höhe dieser Provision hängt in der Regel vom angebotenen Dienstleistungspaket des Vermittlers und vom Jahresgehalt des neu eingestellten Mitarbeitenden ab. Je nach gesuchter Qualifikation bzw. Position oder Region kann diese Provision variieren. Wem die aufgerufene Vermittlungsprovision, mit beispielsweise 30% des Jahresgehalts, als zu hoch erscheint, schaut am besten einmal genau hin, denn wer bereits selbst in der Situation der Personalgewinnung war, dürfte den Aufwand kennen, der dahintersteckt.

Wer sich mit den Vakanzen im Unternehmen näher befasst und sich die betriebswirtschaftlichen Aspekte einer unbesetzten Stelle durchrechnet, wird vermutlich zum Ergebnis kommen, dass eine über Monate unbesetzte Stelle im Unternehmen wesentlich mehr Kosten verursachen kann, als die Provisionshöhe einer Vermittlung letzten Endes zu Buche schlägt. Hierbei kommt es auf die Branche und Unternehmensgröße an sowie die damit verbundenen Vakanz-Kosten und -Zeiten.

Zu den Kosten einer unbesetzten Stelle zählt z.B. der Umsatzausfall. Weitere, sog. weiche Kosten, die oftmals nicht sofort beziffert werden können und beim abstrakten Durchrechnen unbeachtet bleiben, durchaus aber mehr Schaden anrichten können, sind:

• Demotivation der übrigen Teammitglieder durch Mehrarbeit, welche sich wiederum im Kundenservice widerspiegeln kann.
• Vermehrte Fehlzeiten der aktiven Mitarbeitenden aufgrund der Überbelastung, welche wiederum zur Neu-Rekrutierung wegen Kündigungen führen kann.

Ein sehr wichtiger Punkt bei der Betrachtungsweise der Kosten ist die Erfolgsabhängigkeit. Wer ein Angebot einer Personalvermittlung erhält, bei der die Provisionszahlung erfolgsabhängig ist, zahlt meistens erst dann, wenn ein Arbeitsvertrag und damit eine erfolgreiche Einstellung zustande kommt (zum Teil berechnen Vermittlungen eine Art Auslagenersatz, der bereits früher in Rechnung gestellt wird). Wer sich im Unternehmen weiterhin absichern möchte, kann ggf. gestaffelte Zahlungen vereinbaren, die sich nach der Betriebszugehörigkeit des neu gewonnenen Mitarbeitenden richten. Viele Vermittler sind diesbezüglich entweder gesprächsbereit oder haben solche Tarifmodelle bereits im Angebot. Die Kosten sind also nicht nur planbar, sondern auch überschaubar, wenn ich meine Zahlen, insbesondere die „Cost of Vacancy“ kenne.

Es gibt immer wieder Veränderungen am Arbeitsmarkt.

Auch aus Sicht der Bewerbenden gibt es einige Aspekte, die ebenfalls für eine Zusammenarbeit mit einer Personalvermittlung bei der Stellensuche sprechen, z.B.

• verfügen Vermittler in der Regel über ein Netzwerk aus Kundenunternehmen und bieten Stellen an, bevor diese ausgeschrieben werden.
• kann man als Kandidat:in Hilfe bei Gesprächsvorbereitungen bekommen oder andere Tipps erhalten, um sich im weiteren Bewerbungsprozess, oder auch bei der eigenen Suche, gut positionieren zu können.
• werden die Profile der Kandidat:innen oftmals im ersten Schritt anonym oder teilanonymisiert versendet, d.h. es erfolgt Diskretion bei der Stellensuche, zumindest vorerst.

Zusammenfassend ist zu sagen, dass sich die Unterstützung durch einen externen Dienstleister bei der Personalgewinnung absolut lohnen kann. Die Kosten sind zwar nicht unerheblich, rechnen sich aber oftmals und sind zudem plan- und steuerbar. Eine über viele Monate unbesetzte Stelle ist oftmals teurer.

Getreu dem Motto „Versuch macht klug“ ist das Ausprobieren innerhalb des eigenen Unternehmens wichtig, insbesondere um die eigenen Möglichkeiten und Grenzen zu kennen.

Wenn man aber feststellt, dass sich die Personalgewinnung aus eigener Kraft heraus als langwierig und damit kostenintensiv darstellt, sollte man sich lieber früher als später mit dem Gedanken befassen, eine Personalvermittlung mit ins Boot zu holen.